Bei Getting Things Done (GTD) geht es darum, wie man die Aufgaben, die man zu erledigen hat, angeht und bearbeitet. Oft werden über verschiedenste Wege einem Aufgaben zugewiesen, oder man kommt selbst auf Dinge, die es zu erledigen gilt. Typische Kanäle wären
- in einer Besprechung
- über Email
- Telefonate
- kleine Gespräche in der Pause
- oder durch den Alltag oder Tagesablauf
Jetzt gilt es, diesen Input zu behalten, zu ordnen und zu erledigen. Und dabei hilft mir folgende Herangehensweise:
-
Dinge unter 2 Minuten sofort erledigen
Aufgaben die innerhalb von 2 Minuten erledigt werden können, sollten sofort bearbeitet werden.
-
Alles aufschreiben
Alles was länger als 2 Minuten braucht, sollte in einer Liste gesammelt werden.
-
Eine Liste führen
Es sollte nur EINE Liste geben. Andernfalls kann es passieren, dass bei vielen Listen eine Liste längere Zeit nicht betrachtet wird und so Aufgaben versäumt werden.
-
priorisieren & terminieren/Deadlines setzen
Jetzt gilt es, Wichtigem von Unwichtigem zu unterscheiden. Dabei hilft die Eingliederung in Prioritäten wie hoch/mittel/niedrig, oder man priorisiert nach dem Eisenhower-Prinzip. Außerdem sollte festgelegt werden, bis wann eine Aufgabe erledigt sein sollte. Die sogenannte Deadline muss gesetzt werden.
-
erledigen/delegieren/löschen
Beim letzten Schritt angekommen, haben wir eine Liste, in der die nächsten, fälligen Aufgaben aufgeführt sind. Diese können jetzt nach ihrer Priorität erledigt werden. Entweder durch einen Selbst, oder man delegiert die Aufgabe an Jemanden weiter. Es kommt allerdings auch vor, das sich eine Aufgabe erledigt hat. In dem Fall kann die Aufgabe gelöscht werden.
Bei diesen Schritten kann RemindME unterstützen, da die Software genau dafür entwickelt wurde. Mehr informationen zum Programm gibt es unter https://www.effektive-arbeit.de
