Die Markt um Aufgaben-Manager und Todo-Apps ist groß und heiß umkämpft. Dennoch bietet keine Lösung ähnliche Funktionen wie RemindMe. Von der Zufallsaufgabe, über die Tagesplanung bis hin zur Protokollierung oder individuellen Feldern. Allein deshalb lohnt es sich, RemindMe genauer anzuschauen und selbst auszuprobieren.
Unter Tools/Zufällige Aufgabe wählt RemindMe eine Aufgabe in der Liste des Dashboards zufällig aus und öffnet diese. Dadurch erhält man eine „Entscheidungshilfe“ welche Aufgabe man als nächstes angeht. Durch die Suche kann man allerdings auch den Aufgabenkreis vorher eingrenzen.
Ja kann man. In RemindMe kann man eine Dauer bei einer Aufgabe hinterlegen. Anhand der in RemindMe hinterlegten Termine und der Information der Dauer von Aufgaben kann man mit wenigen Klicks seinen Tag verplanen (lassen). Die automatische Tagesplanung versucht dann, die Slots der Aufgaben zwischen den Terminen zu platzieren und legt dann dafür Blocker-Termine an. Zu finden ist die Tagesplanung unter Tools/Automatische Tagesplanung.
Das Pareto-Prinzip, oder auch 80/20 Regel besagt, das bereits 80% eines Ergebnisses in 20% der notwendigen Zeit erreicht werden. Die Perfektion (die letzten 20%) benötigen ganze 80% der Zeit.
Mit dieser Information im Hinterkopf sollte man sich Gedanken machen, wieviel man bereits in einer Aufgabe erreicht hat und ob das bereits erreichte bereits ausreicht.
Wirklich helfen kann eine Software dabei nicht. Auch RemindMe nicht 🙂 Aber das Wissen um dieses Prinzip allein macht schon viel aus!
Einen ausführlicheren Artikel dazu gibt es unter https://www.effektive-arbeit.de/paretoprinzip/
Der Most Important Task (kurz MIT) ist DIE Aufgabe des Tages. Die unbeliebte, hässliche Aufgabe die man ungern machen möchte, aber machen muss. Denn wenn sie mal gemacht ist, hat man was „großes“ erreicht. Es empfiehlt sich, sich bei der Tagesplanung maximal 3 große Aufgaben vorzunehmen. Alles andere drum herum ist Beiwerk, was nett ist, wenn es gemacht ist.
Wie kann man den MIT in RemindMe verwenden: Den MIT kann man im Details-Fenster und im Rechtsklick-Menü einer Aufgabe setzen. Ist dieser Haken gesetzt, erscheint die Aufgabe in FETT-Schrift im Dashboard und sticht so sofort aus der Masse an Aufgaben heraus.
Einen weiteren Artikel dazu gibt es unter https://www.effektive-arbeit.de/eat-that-frog/
Effektiv ist man, wenn man die richtigen Dinge macht. Effizient ist wenn man die Dinge richtig macht.
Aufgaben priorisiert man normalerweise nach den Prioritäten hoch, mittel und niedrig. Aber das ist zu einseitig. Abhilfe schafft dabei die Eisenhower-Matrix. Mit ihr werden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingestuft. So können die Aufgaben besser eingestuft werden und es fallen am Ende Aufgaben heraus die wichtig UND dringend sind.
Einen ausführlichen Artikel gibt es unter https://www.effektive-arbeit.de/eisenhower-prinzip/
Durch die Pomodoro-Technik gibt man sich Zeiträume vor, in denen man fokussiert eine Aufgabe abarbeitet. Ohne Ablenkung durchs Handy, Facebook, Whatsapp, EMails etc. Es gilt nur diese eine Aufgabe zu erledigen. Für die Realisierung der Technik gibt es diverse Apps, eine davon ist im RemindMe-Setup enthalten und ist unter dem oberen Menü Tools/Pomodoro App starten
Anschließend finden man unten Rechts neben der Uhr bei Windows eine rote Tomate als Icon. Hier kann man den Timer stellen, starten und pausieren.
Ein gängiges Zeitfenster sind 25 Minuten Arbeit, 5 Minuten Pause, 25 Minuten Arbeit, 5 Minuten Pause, usw. das Ganze macht man 4-5 Mal, gefolgt von einer größeren Pause von 15-20 Minuten.
Sollten die 25 Minuten nicht ausreichen um eine Aufgabe abzuschließen, arbeitet man im nächsten Zeitblock weiter an der Aufgabe, bis sie im Rahmen der Zeitblöcke erledigt ist.
Einen ausführlichen Artikel gibt es unter https://www.effektive-arbeit.de/pomodoro-technik/
Timeboxing heißt, sich für Ähnliche oder gleiche Dinge Zeit zu nehmen und diese nacheinander abzuarbeiten. Also zum Beispiel alle fälligen Anrufe nacheinander zu tätigen.
Wie hilft RemindMe beim Timeboxing? Man kann sich ein System überlegen und Stichwörter in seinen Aufgaben-Bezeichnungen/-Beschreibungen einbauen. Dann kann man einfach über die Suche nach den Stichwörtern suchen und dann nach und nach die gefundenen Aufgaben abarbeiten.
Der größte Berg wird mit dem ersten Schritt bezwungen. So sieht es auch bei scheinbar großen, unbezwingbaren Aufgaben aus. Man muss sie nur in kleine, machbare Häppchen runterbrechen und abarbeiten.
Wie kann da RemindMe helfen? Bei jeder Aufgabe kann man Teilschritte angeben. Diese werden auch im Dashboard als nächster Schritt angezeigt. Sollte das noch nicht reichen, kann man die Aufgabe auch als Projekt anlegen, anschließend im Projekt Projektschritte hinterlegen und bei diesen wiederum Teilschritte definieren. Man muss nur das richtige Maß finden.
Einen ausführlicheren Artikel dazu gibt es unter https://www.effektive-arbeit.de/grosses-in-kleines-zerlegen/
